Employé(e) administratif(ve) et d’accueil

Formation d’Employé(e) administratif(ve) et d’accueil
Titre professionnel du Ministère du Travail – Niveau 3 (anciennement niveau V)

L’emploi type visé d’employé administratif et d’accueil

L’employé(e) administratif(ve) et d’accueil exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure

Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Dans le respect des consignes et en prenant en compte l’environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d’informations tant à l’interne qu’à l’externe.

Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d’assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.

L’employé administratif et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de la structure.

L’emploi s’exerce au sein d’un service ou à un poste d’accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L’utilisation quotidienne d’outils collaboratifs, d’une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.

Les conditions d’exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l’emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation aux différents contextes de travail.

L’employé administratif et d’accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d’activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l’afflux de visiteurs et d’appels téléphoniques nécessitent une capacité d’organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.

Les principales missions d’un employé administratif et d’accueil

• • • Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure
    • Assurer l’accueil d’une structure

L’essentiel de ses activités s’effectue à l’aide de l’outil informatique.
Il (elle) est l’interface de partenaires internes : responsable, autres salariés ou partenaires externes : clients, fournisseurs, etc…

Qualités ou aptitudes requises pour le poste d’Employé(e) administratif(ve) et d’accueil

• • • Sens de l’organisation, méthode, rigueur
    • Bonne expression orale et écrite
    • Adaptation, réactivité
    • Capacités relationnelles, discrétion

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Contenus de la Formation :

1. Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure

• • Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte.
  • Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur.
  • Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information.
  • Trier et traiter les e-mails et le courrier.
  • Classer et archiver les informations et les documents.

2. Assurer l’accueil d’une structure

• • Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs.
  • Traiter les appels téléphoniques.
  • Répondre aux demandes d’informations internes et externes.

Validation :

Titre professionnel de niveau 3 délivré par le ministère du travail et du plein emploi et de l’insertion. Code RNCP 36803
Les prochaines sessions d’examen se dérouleront à Cap Formation en mars 2024 et en mars 2025.
Date d’enregistrement de la certification – France compétences : 13/07/2022
Date d’échéance de l’enregistrement : 01/09/2025

Les taux de réussite :